Sous-traitance en formation : obligations Qualiopi et bonnes pratiques

Définition et cadre légal de la sous-traitance en formation

Au sens du Code du travail, la sous-traitance en formation désigne la situation dans laquelle un organisme de formation (le donneur d'ordre) confie à un autre prestataire (le sous-traitant) l'exécution d'une partie ou de la totalité d'une action de formation qu'il a contractualisée avec son client. Elle se distingue de la co-traitance, dans laquelle plusieurs OF interviennent directement auprès du client sans lien de subordination entre eux.

Le cadre légal repose principalement sur trois textes :

• **La loi du 5 septembre 2018** (loi « Avenir professionnel »), qui a renforcé les obligations de qualité et de traçabilité dans la chaîne de sous-traitance.
• **Le Code du travail, articles L.6353-1 et suivants**, qui posent les règles générales applicables aux prestataires de formation.
• **Le Référentiel National Qualité (RNQ)** annexé au décret du 6 juin 2019, qui conditionne la certification Qualiopi et intègre des exigences spécifiques sur la maîtrise de la sous-traitance.

Un point souvent mal compris : le sous-traitant n'a pas nécessairement besoin d'être lui-même certifié Qualiopi pour intervenir pour votre compte. En revanche, vous, en tant que donneur d'ordre certifié, êtes tenu de vérifier et de démontrer que vous maîtrisez la qualité de sa prestation. C'est une nuance fondamentale qui structure l'ensemble de vos obligations.

Par ailleurs, dès lors que des fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, Région) financent la formation, la sous-traitance doit être déclarée et documentée. Certains financeurs imposent des règles supplémentaires, comme l'interdiction de sous-traiter l'intégralité d'une action ou l'exigence que le sous-traitant soit lui-même enregistré au NDA (Numéro de Déclaration d'Activité).

Ce que Qualiopi exige concrètement sur la sous-traitance

Le Référentiel National Qualité comporte 32 indicateurs répartis en 7 critères. La sous-traitance est directement concernée par plusieurs d'entre eux, en particulier sous le critère 2 (« Les compétences et qualifications des intervenants ») et le critère 6 (« La maîtrise de la sous-traitance et du portage »).

Indicateur 31 – Maîtrise de la sous-traitance

C'est l'indicateur central. Il demande à l'OF de démontrer qu'il dispose d'un processus formalisé pour sélectionner ses sous-traitants, vérifier leurs compétences, encadrer leur intervention et évaluer leur prestation. L'auditeur attend des preuves tangibles : critères de sélection écrits, grilles d'évaluation, comptes rendus de suivi.

Indicateur 32 – Information du bénéficiaire et du client

L'OF doit informer le bénéficiaire (et le client financeur) du recours à un sous-traitant. Cette information doit intervenir avant le début de la formation et figurer dans les documents contractuels.

Indicateur 6 – Adéquation des intervenants

Même sous-traité, chaque intervenant doit justifier de compétences adaptées au contenu de la formation et au public visé. L'OF donneur d'ordre doit être en mesure de produire les CV, diplômes, certifications ou références professionnelles du sous-traitant.

En pratique, les auditeurs Qualiopi contrôlent les éléments suivants lors d'un audit de surveillance ou de renouvellement :

• L'existence d'une procédure écrite de sélection des sous-traitants
• Les contrats de sous-traitance (voir section suivante)
• Les justificatifs de compétences des intervenants sous-traités
• Les modalités de suivi et d'évaluation de la prestation sous-traitée
• La traçabilité de l'information transmise aux apprenants et aux clients
• Les Bilans Pédagogiques et Financiers (BPF) intégrant les volumes sous-traités

L'absence de l'un de ces éléments constitue une non-conformité pouvant entraîner une décision de suspension ou de retrait de la certification.

Le contrat de sous-traitance : clauses indispensables

Le contrat de sous-traitance est la pièce maîtresse de votre dispositif de maîtrise. Il doit être signé avant tout début de prestation et couvrir l'ensemble des obligations réglementaires. Un simple échange de mails ou une convention orale ne suffisent pas — les auditeurs Qualiopi et les financeurs l'exigent écrit et daté.

Voici les clauses à ne jamais omettre :

Identification des parties et objet de la sous-traitance

• Raison sociale, NDA et numéro SIRET de chaque partie
• Description précise de la prestation sous-traitée (intitulé, durée, public, lieu)
• Référence au contrat de formation principal conclu avec le client

Obligations qualité et conformité Qualiopi

• Engagement du sous-traitant à respecter le programme pédagogique validé par le donneur d'ordre
• Obligation de transmettre les feuilles d'émargement, attestations de présence et évaluations dans les délais fixés
• Clause de conformité aux exigences du RNQ applicables à la prestation déléguée

Confidentialité et protection des données

• Clause de confidentialité sur les informations relatives aux apprenants et au client
• Obligations RGPD : le sous-traitant agit en tant que sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, ce qui implique la signature d'un accord de traitement des données

Responsabilités et pénalités

• Répartition claire des responsabilités en cas d'incident pédagogique ou de litige avec l'apprenant
• Pénalités en cas de non-transmission des documents dans les délais
• Clause résolutoire en cas de perte du NDA ou de manquement grave aux obligations qualité

Conditions financières

• Rémunération, modalités de facturation et délais de paiement
• Interdiction de sous-traiter à nouveau la prestation (clause anti-cascade) sauf accord exprès

Un contrat bien rédigé n'est pas seulement une protection juridique : c'est aussi une preuve de maîtrise que vous présentez à l'auditeur Qualiopi.

Obligations déclaratives : NDA, BPF et information des financeurs

Au-delà du contrat, la sous-traitance génère plusieurs obligations déclaratives que les OF négligent parfois, exposant leur financement à des risques de remboursement.

Le Numéro de Déclaration d'Activité (NDA)

Tout organisme qui dispense des actions de formation à titre onéreux doit être déclaré et obtenir un NDA auprès de la DREETS compétente. Cette obligation s'applique au sous-traitant dès lors qu'il perçoit une rémunération pour sa prestation. Vérifier le NDA de votre sous-traitant avant de signer est une obligation légale (article L.6351-1 du Code du travail) et une exigence implicite de l'auditeur Qualiopi.

La vérification est simple : le NDA est mentionné sur les documents contractuels et les factures du sous-traitant. Vous pouvez également consulter la liste officielle publiée par la DGEFP.

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)

Chaque OF certifié Qualiopi doit déposer son BPF annuellement auprès de la DREETS avant le 30 avril de l'année N+1. Le BPF distingue les formations réalisées en propre et celles sous-traitées. La rubrique dédiée à la sous-traitance doit refléter fidèlement les volumes confiés et reçus. Une incohérence entre le BPF et les contrats de sous-traitance peut être relevée lors d'un contrôle.

Information des OPCO et financeurs

La plupart des OPCO (Constructys, OPCO EP, AFDAS, Atlas, etc.) imposent que le recours à un sous-traitant soit mentionné dans la convention de formation ou dans le dossier de prise en charge. Certains exigent que le sous-traitant soit lui-même certifié Qualiopi lorsque les fonds CPF sont mobilisés via Mon Compte Formation. Il est impératif de consulter les cahiers des charges spécifiques de chaque financeur avant de sous-traiter.

Cas particulier des CFA

Pour les Centres de Formation d'Apprentis, la sous-traitance est encadrée de manière encore plus stricte. L'article L.6231-2 du Code du travail plafonne la part de la formation pouvant être sous-traitée. Le CFA reste le garant de la progression de l'apprenti et doit s'assurer que le sous-traitant respecte le référentiel de certification visé.

Sélectionner et évaluer ses sous-traitants : méthode opérationnelle

Qualiopi ne vous demande pas seulement d'avoir des sous-traitants compétents — il vous demande de démontrer que vous les avez choisis et évalués selon une méthode structurée. Voici une démarche en quatre étapes que vous pouvez formaliser dans votre système qualité.

Étape 1 – Définir des critères de sélection écrits

Avant toute chose, rédigez une fiche de critères de sélection. Elle doit couvrir :

• La possession d'un NDA valide
• L'expérience dans le domaine de formation concerné (nombre d'années, références)
• Les qualifications et certifications des intervenants proposés
• La capacité à produire les documents pédagogiques et administratifs requis
• Le cas échéant, la possession de la certification Qualiopi (si exigée par le financeur)

Étape 2 – Constituer un dossier de référencement

Pour chaque sous-traitant retenu, constituez un dossier comprenant :

• Extrait Kbis et NDA
• CV des intervenants et justificatifs de compétences
• Références de formations similaires dispensées
• Attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle
• Copie de la certification Qualiopi si disponible

Étape 3 – Suivre la prestation en cours

Ne vous contentez pas d'un contrat signé. Mettez en place un suivi actif :

• Point de démarrage avant la première session
• Récupération systématique des feuilles d'émargement et des évaluations à chaud
• Canal de communication identifié pour remonter les incidents

Étape 4 – Évaluer et tracer

À l'issue de chaque prestation, renseignez une fiche d'évaluation du sous-traitant. Cette évaluation doit être conservée et accessible lors de l'audit. Si l'évaluation révèle des insuffisances, documentez les actions correctives engagées. C'est ce cycle amélioration continue que Qualiopi valorise.

Les erreurs courantes qui mettent en danger votre certification

L'expérience des audits Qualiopi révèle des erreurs récurrentes chez les OF et CFA qui sous-traitent. Les voici, avec les conséquences concrètes associées.

Erreur 1 – Absence de contrat écrit formalisé

C'est la non-conformité la plus fréquente. Un email de confirmation ou une entente orale ne constituent pas un contrat de sous-traitance au sens de Qualiopi. Sans contrat, l'auditeur considère que la maîtrise de la sous-traitance n'est pas démontrée.

Erreur 2 – Sous-traitant sans NDA

Faire intervenir un sous-traitant non déclaré expose l'OF à des sanctions administratives et à la remise en cause des financements. La DGEFP peut exiger le remboursement des fonds publics versés pour des formations réalisées par un organisme non déclaré.

Erreur 3 – Omission dans le BPF

Ne pas déclarer les volumes sous-traités dans le BPF est une irrégularité susceptible d'être relevée lors d'un contrôle DREETS. Elle peut être interprétée comme une tentative de dissimulation et entraîner des pénalités.

Erreur 4 – Non-information de l'apprenant

L'indicateur 32 du RNQ est souvent négligé. L'apprenant doit être informé du recours à un sous-traitant avant le début de la formation. Ne pas le faire constitue une non-conformité directe, même si la qualité pédagogique est irréprochable.

Erreur 5 – Absence de traçabilité des évaluations

Nombreux sont les OF qui sous-traitent ponctuellement sans conserver aucune trace écrite de l'évaluation du prestataire. En cas d'audit de surveillance, l'impossibilité de produire ces évaluations est systématiquement relevée.

Erreur 6 – Sous-traitance en cascade non maîtrisée

Si votre sous-traitant re-sous-traite à son tour la prestation sans votre accord, vous perdez toute maîtrise de la qualité. Une clause contractuelle anti-cascade est indispensable, surtout dans les domaines où les indépendants se sous-traitent entre eux.

Erreur 7 – Confusion entre sous-traitance et portage salarial

Un formateur en portage salarial n'est pas un sous-traitant au sens de la réglementation formation. Il intervient sous le statut d'un salarié porté, ce qui modifie les obligations contractuelles. Cette confusion génère des erreurs dans les BPF et les contrats.

Sous-traitance et amélioration continue : intégrer la boucle qualité

La sous-traitance ne doit pas être traitée comme une exception dans votre système qualité — elle doit être pleinement intégrée à votre démarche d'amélioration continue, comme l'exige l'esprit du référentiel Qualiopi.

Concrètement, cela signifie :

Intégrer la sous-traitance dans votre revue de direction annuelle

Chaque année, analysez les données issues de vos prestations sous-traitées : taux de satisfaction des apprenants, incidents relevés, délais de transmission des documents, écarts constatés par rapport au programme. Ces données alimentent votre tableau de bord qualité et témoignent d'une démarche pro-active lors de l'audit.

Capitaliser sur les non-conformités

Lorsqu'un sous-traitant ne respecte pas les termes du contrat (retard de transmission des émargements, intervenant différent de celui prévu, contenu modifié sans validation), ouvrez une fiche de non-conformité. Documentez la cause, l'impact et l'action corrective. C'est exactement ce que l'auditeur cherche à vérifier au titre du critère 7 (amélioration continue).

Mettre à jour votre référentiel de sous-traitants

Un sous-traitant satisfaisant aujourd'hui peut perdre son NDA ou ne plus répondre à vos critères demain. Revoyez votre liste de sous-traitants référencés au moins une fois par an : vérification du NDA, actualisation des CV, renouvellement des attestations d'assurance.

Former vos équipes internes

Vos chargés de formation ou coordinateurs pédagogiques doivent maîtriser les obligations liées à la sous-traitance. Un référent « sous-traitance » identifié au sein de l'OF facilite le respect des procédures et la réactivité en cas de problème.

En traitant la sous-traitance comme une composante structurelle de votre système qualité — et non comme une pratique ad hoc — vous transformez une contrainte réglementaire en véritable avantage concurrentiel. Les OF qui démontrent une maîtrise solide de leur sous-traitance inspirent confiance aux financeurs, aux clients et aux auditeurs.

Questions fréquentes