Les 32 indicateurs Qualiopi expliques simplement
Le referentiel national qualite compte 32 indicateurs qui font peur a beaucoup d'organismes. En clair, chacun demande une preuve simple. Voici le decryptage critere par critere.
Les indicateurs Qualiopi sont au coeur du referentiel national qualite : 32 exigences reparties en 7 criteres, sur lesquelles votre organisme est audite. Enonces dans un langage administratif, ils intimident, alors que chacun se resume a une question simple : pouvez-vous le prouver ?
Tous les 32 ne s'appliquent pas a tout le monde. Selon que vous faites de la formation, de l'apprentissage, du bilan de competences ou de la VAE, certains indicateurs sont hors champ. Un OF de formation classique en active en general autour de 22.
Cet article traduit les 7 criteres et leurs indicateurs en obligations concretes, avec les preuves que l'auditeur attend reellement, pour aborder l'audit sans stress.
Comment fonctionnent les 32 indicateurs
Le referentiel national qualite structure la certification en 7 criteres, eux-memes decoupes en 32 indicateurs numerotes. Chaque indicateur decrit une exigence et un niveau de preuve attendu.
Deux points a comprendre avant tout :
- Tous les indicateurs ne s'appliquent pas : le champ depend de vos categories d'action (formation, apprentissage, bilan de competences, VAE)
- Certains indicateurs sont dits specifiques : ils ne concernent que l'apprentissage ou que les OF qui sous-traitent
L'auditeur ne juge pas la beaute de vos documents : il verifie que le processus decrit existe vraiment et qu'il est applique. La preuve prime sur la forme.
Critere 1 : information du public (indicateurs 1 a 3)
Ce critere verifie que vous informez clairement le public sur vos prestations.
- Indicateur 1 : diffusion d'une information accessible sur les prestations (delais, tarifs, objectifs). Preuve : site web, catalogue, fiches programme
- Indicateur 2 : communication des indicateurs de resultats (taux de reussite, de satisfaction). Preuve : chiffres publies et dates
- Indicateur 3 : obtention des taux de reussite aux certifications visees, quand la formation prepare a une certification
Le piege classique : afficher un programme sans les prerequis, la duree ou les modalites d'acces. Chaque fiche formation doit etre complete.
Critere 2 : identification des besoins (indicateurs 4 a 8)
Le critere le plus scrute en audit. Il verifie que la prestation repond a un besoin analyse.
- Indicateur 4 : analyse du besoin du beneficiaire. Preuve : questionnaire de positionnement, entretien, audit prealable
- Indicateur 5 : objectifs de la prestation definis et adaptes. Preuve : programme avec objectifs operationnels
- Indicateur 6 : contenus et modalites adaptes aux objectifs
- Indicateur 7 : adequation des contenus aux exigences de la certification visee
- Indicateur 8 : positionnement d'entree, pour adapter le parcours
Ce critere exige de la tracabilite : garder une preuve datee de l'analyse du besoin pour chaque action.
Critere 3 : deroulement des prestations (indicateurs 9 a 16)
Le plus dense. Il couvre tout le cycle de vie de la formation.
- Indicateurs 9 a 11 : information et accueil des beneficiaires, conditions de deroulement, accompagnement
- Indicateurs 12 a 15 : coordination des acteurs, evaluation de l'atteinte des objectifs, prise en compte des besoins specifiques
- Indicateur 16 : mobilisation des ressources pedagogiques et techniques
Les preuves : emargements, supports pedagogiques, evaluations des acquis, comptes rendus. C'est ici que l'archivage propre fait toute la difference le jour de l'audit.
Criteres 4 et 5 : moyens et personnels (indicateurs 17 a 22)
Le critere 4 porte sur les moyens, le critere 5 sur les competences des intervenants.
- Indicateur 17 : moyens humains et techniques adaptes
- Indicateur 18 : coordination des intervenants (surtout en sous-traitance)
- Indicateur 19 : ressources pedagogiques mises a disposition et actualisees
- Indicateur 20 : personnels dedies avec competences identifiees
- Indicateurs 21 et 22 : entretien et developpement des competences des formateurs
Preuves attendues : CV et diplomes des formateurs, plan de developpement des competences, justificatifs de formation continue des intervenants.
Criteres 6 et 7 : ancrage et amelioration continue (indicateurs 23 a 32)
Le critere 6 verifie votre ancrage dans l'environnement professionnel, le critere 7 votre demarche d'amelioration continue.
- Indicateurs 23 a 27 : veille legale et reglementaire, veille sur les evolutions des metiers, veille sur les innovations pedagogiques, mobilisation d'expertises, reseau de partenaires
- Indicateur 28 : gestion du handicap et reference a un referent
- Indicateurs 29 a 30 : recueil des appreciations et traitement des reclamations
- Indicateurs 31 a 32 : mesure de l'atteinte des objectifs et mise en oeuvre d'actions d'amelioration
Le reflexe gagnant : tenir un tableau de veille date et un registre des reclamations, meme s'il est vide, pour prouver que le processus existe.
Preparer l'audit sans stress
L'audit initial dure generalement une demi-journee a une journee. L'auditeur echantillonne : il ne verifie pas 100% des dossiers mais en tire quelques-uns au sort.
Les bonnes pratiques :
- Constituer un dossier de preuves par indicateur, mis a jour en continu et non la veille
- Nommer les documents de facon coherente pour les retrouver vite
- Verifier que chaque action de formation dispose bien de sa chaine complete : besoin, convention, emargement, evaluation, satisfaction
- Documenter meme l'absence : un registre de reclamations vide est une preuve valable
Une non-conformite mineure se corrige sous quelques semaines ; une majeure peut suspendre la certification. D'ou l'interet d'un systeme ou les preuves se constituent automatiquement au fil de l'activite.
Comment Doceris vous aide sur les 32 indicateurs
Doceris genere et archive au fil de l'eau les preuves attendues sur la majorite des indicateurs, ce qui transforme la preparation de l'audit en simple relecture.
- Fiches programme completes (objectifs, prerequis, tarifs, delais) pour couvrir le critere 1
- Questionnaires de positionnement et analyse du besoin traces et dates pour le critere 2
- Emargements, evaluations et documents de suivi archives automatiquement pour le critere 3
- Suivi des appreciations et registre des reclamations pour les indicateurs 29 et 30
- Un dossier de preuves centralise et retrouvable en quelques clics le jour de l'audit
Questions fréquentes
Les 32 indicateurs Qualiopi s'appliquent-ils tous a mon organisme ?
Non. Le nombre d'indicateurs applicables depend de vos categories d'action. Un organisme de formation classique en active en general autour de 22 ; les indicateurs specifiques a l'apprentissage, au bilan de competences ou a la VAE ne s'appliquent que si vous exercez ces activites.
Quel est l'indicateur le plus verifie en audit ?
Le critere 2, et particulierement l'indicateur 4 sur l'analyse du besoin. Les auditeurs y consacrent beaucoup d'attention car il conditionne toute la pertinence de la prestation. Gardez une preuve datee de l'analyse du besoin pour chaque action.
Que se passe-t-il en cas de non-conformite ?
Une non-conformite mineure doit etre corrigee dans un delai defini, souvent quelques semaines, sans remettre en cause la certification. Une non-conformite majeure peut, elle, suspendre ou bloquer la certification tant qu'elle n'est pas levee.
Faut-il un document par indicateur ?
Pas forcement un document unique, mais une preuve identifiable pour chacun des indicateurs applicables. Un meme document peut servir plusieurs indicateurs. L'essentiel est de retrouver rapidement la preuve demandee le jour de l'audit.
Comment prouver un indicateur quand je n'ai pas encore eu le cas ?
Vous documentez le processus prevu. Par exemple, pour le traitement des reclamations, un registre vide accompagne de la procedure ecrite suffit a prouver que le dispositif existe, meme si aucune reclamation n'a encore ete recue.